Базовая автоматизация · площадки, лофты, event-агентства
Брони и заявки event-площадки — программа учёта
Базовая ступень для площадки, где брони принимают в личных сообщениях: заявки из всех каналов в одном списке, бронь зала с датой, предоплатой и ответственным, двойная бронь становится технически невозможной. Клиент при этом бронирует не сам — самостоятельное бронирование с тарифами и оплатой это следующая ступень, и на ней у нас почти всё уже написано.
от 125 000 ₽
Что происходит на площадке без учёта
Одна из этих четырёх ошибок стоит дороже всех остальных вместе, и её знают все владельцы залов.
-
Двойная бронь
Клиент приехал со съёмочной группой, реквизитом и восемью людьми, а зал занят. Это самая дорогая ошибка отрасли: она стоит не только этой брони, но и репутации, потому что о ней рассказывают.
-
Брони живут в личных сообщениях
Договорились в директе, записали в заметки, подтвердили голосом. Пока залов два, это работает. На четырёх начинаются накладки, и не потому, что администратор невнимательный.
-
Предоплату не взяли — бронь отменили накануне
Предоплата в половину стоимости — норма рынка у московских студий. Без неё суббота освобождается в пятницу вечером, и переставить на неё уже некого.
-
Мероприятие готовится по памяти
Кто подтвердил подрядчика, кто заказал реквизит, кто встречает гостей. У агентства это десятки мелких дел с датами, и потеря одного видна в день мероприятия.
Что закрывает базовая ступень
Бронь становится записью с залом, датой, деньгами и ответственным. Занятость зала считает система, а не администратор.
-
Заявки из мессенджеров и с формы — в один список
Telegram, MAX, почта, форма с сайта. Переписка сохраняется рядом с заявкой, а не в личном телефоне администратора, который сегодня выходной.
-
Бронь зала на дату и время
Зал заводится ресурсом, бронь занимает его на интервал. Двойная бронь становится невозможной технически, а не по договорённости между сменами.
-
Предоплата и правила отмены как часть брони
Сумма аванса, факт оплаты и срок, до которого бронь держится без него. Не бухгалтерия, а условие, при котором бронь считается брошенной и зал освобождается.
-
Задачи по мероприятию со сроками
Подтвердить подрядчика, заказать реквизит, напомнить о доплате, встретить. Повторяющиеся — правилом. Просроченные видны до мероприятия, а не в день.
-
Администратор, старший, владелец
Разная видимость и журнал действий с именами. «Кто снял бронь с субботы» — вопрос, который задают ровно тогда, когда ответа нет.
Две ступени: где проходит граница
Здесь эта таблица важнее, чем на других страницах, и вот почему. У площадок бронирование почти целиком уже написано — тарифы по дням и сезонам, допы, онлайн-оплата, аналитика загрузки, — поэтому полная ступень стоит всего на 85 000 ₽ дороже базовой. Разница между «администратор ведёт брони в системе» и «клиент бронирует и платит сам» больше, чем эта доплата. Если у вас три зала и больше, честный совет — смотреть сразу на полную.
| Базовая ступень, от 125 000 ₽ | Полная, от 160 000 ₽ | Как сейчас: директ и заметки | |
|---|---|---|---|
| Двойная бронь невозможна | Да | Да | Только внимательность |
| Клиент бронирует сам, круглосуточно | Нет | Да | Нет |
| Тарифы по дням недели, часам и сезонам | Нет, цена ставится вручную | Да, правилами | В голове администратора |
| Онлайн-оплата предоплаты | Нет, факт оплаты отмечается вручную | Да | Перевод на карту |
| Допы к брони: свет, реквизит, ассистент | Строкой в брони | Отдельными позициями с ценой | Договариваются на месте |
| Аналитика загрузки залов | Нет | Да | Нет |
| Срок до запуска | 3 недели | 5–7 недель | — |
Что подключается
На площадках заявки приходят почти целиком через мессенджеры, поэтому список короткий и честный.
- Telegram Заявка из бота в общий список, ответ обратно в чат
- MAX Второй мессенджер отдельным каналом
- Электронная почта Корпоративные заявки на мероприятия с историей переписки
- Форма на сайте Заявка на дату с меткой кампании
- WhatsApp Код адаптера есть, боевого подключения не было: нужен аккаунт Meta Business и модерация шаблонов
- Онлайн-оплата На базовой ступени не подключается: приём платежей — это полная ступень
Чего в списке нет: агрегаторов площадок. Выгрузку в их каталоги мы не делаем и обещать её не будем. Отдельно про них стоит сказать другое: агрегатор приводит новых клиентов, а свой учёт удерживает вернувшихся — это разные задачи, и заменять один другим мы не предлагаем.
Что спрашивают площадки и агентства
- Мы принимаем брони в директе, и всех устраивает
- Пока залов два — действительно устраивает, и мы не будем убеждать в обратном. На трёх-четырёх появляются накладки, а одна двойная бронь стоит дороже всего внедрения: клиент приезжает со съёмочной группой, а зал занят. Считайте не по неудобству, а по этой цене.
- Мы в каталоге площадок, оттуда идут клиенты
- И пусть идут — каталог приводит новых, и заменять его мы не предлагаем. Учёт нужен для другого: для тех, кто уже был у вас, бронирует напрямую и должен получить ответ быстрее, чем через агрегатор.
- Наши клиенты не платят вперёд
- Предоплата в половину стоимости — норма у московских студий, то есть рынок к ней приучен. В системе она перестаёт быть неловким разговором и становится условием брони: без аванса зал держится до названного срока и дальше освобождается автоматически.
- Чем это отличается от полной ступени за 160 тысяч?
- Тем, кто бронирует. На базовой это делает администратор, на полной — клиент сам, круглосуточно, с тарифом по дню и сезону, допами и онлайн-оплатой. Разница в 85 000 ₽ — самая маленькая в нашем прайсе, потому что бронирование в движке уже написано. Если залов три и больше, я буду отговаривать вас от базовой ступени.
- Мы агентство. Смету и прибыль по мероприятию посчитаете?
- Нет, ни на одной ступени. Смета мероприятия и прибыль по нему — отдельный модуль, тот же самый, что нужен юристам для рентабельности дела. Он работает в другом нашем проекте и переносится как работа с ценой, а не входит в поставку.
Что входит в 125 000 ₽
Базовая ступень без платы за пользователей. Залы заводятся ресурсами — их число на цену не влияет, влияет сложность правил, а на базовой ступени правил нет: цена брони ставится руками.
от 125 000 ₽
- Заявки Мессенджеры, почта, форма в один список с источником
- Брони Зал как ресурс, интервал, защита от двойной брони
- Предоплата Сумма, факт, срок удержания брони без оплаты
- Задачи Подготовка мероприятия, напоминания, повторяющиеся
- Права и журнал Три роли, история действий с именами
- Обучение Две встречи и неделя сопровождения вживую
- Передача Исходники, база, доступы к серверу
Отдельно считаются: переход на полную ступень с самостоятельным бронированием, тарифами и оплатой (доплата до 160 000 ₽ считается на момент решения), вторая площадка со своими правами (10 000–20 000 ₽), сопровождение 15 000–25 000 ₽ в месяц. Сроки — ориентир, в договор попадают после разбора.
Хватит ли этой ступени
Отметьте, что нужно, — страница расчёта покажет ступень и нижнюю границу её раздела. Одна позиция про склад, партии или документы переводит задачу на ступень выше, сколько бы ни было остальных.
Обсудить задачу
Оставьте телефон — спрошу, сколько у вас залов и бывали ли накладки. Если залов три и больше, скорее всего я буду отговаривать вас от базовой ступени в пользу полной: доплата меньше, чем разница в результате.